Hoe je uitgaande facturen wapenen tegen phishing en overvolle mailboxen

Tussen al die berichten zitten namelijk ook een pak vervalste facturen. Als je veel facturen verstuurt, kom je vroeg of laat in het vizier van fraudeurs.

En die gaan steeds professioneler te werk: het is bijna onmogelijk geworden om het verschil te zien tussen een valse en een echte factuur. Zelfs QR-codes worden nagemaakt. Met alle gevolgen van dien: klanten die in de val trappen zijn hun geld kwijt en je bedrijf lijdt reputatieschade. Dat wil je dus ten allen tijde vermijden.

Anderzijds wil je ook dat je -echte- facturen effectief aankomen bij je klanten, zodat zij – in alle vertrouwen – kunnen betalen. Maar het probleem is: we krijgen te veel mails en zien door de bomen het bos niet meer. 1 op 4 Belgen mist daardoor regelmatig facturen.

Met als gevolg dat meer rekeningen onbetaald blijven …

Wat kan je daar nu aan doen? Een silver bullet oplossing bestaat niet, maar je kan wel een aantal concrete acties ondernemen.

In de strijd tegen phishing is bewustwording belangrijk. Neem je verantwoordelijkheid op als bedrijf en informeer je klanten over hoe ze frauduleuze berichten kunnen herkennen. Voorkomen is beter dan genezen!

Wat ook helpt, is je klanten een veilige online betaalomgeving aanbieden. Daar kunnen ze naartoe via een QR-code of betaalknop op de factuur. Zo zijn ze er zeker van dat hun betaling bij de juiste begunstigde terechtkomt. Het betaalproces staat immers onder toezicht van de Nationale Bank.

Sinds kort kan je je facturen trouwens ook rechtstreeks droppen in de Payconiq by Bancontact-app.

Een nieuwe factuur springt zo meteen in het oog en verdwijnt niet in een zee van e-mails.

Je klant krijgt een notificatie op zijn smartphone en kan met een gerust gemoed betalen.

Zo sla je 2 vliegen in 1 klap: je zet oplichters buiten spel én verhoogt de kans dat je factuur meteen betaald wordt.