5 verborgen lekken in je facturatieproces en hoe je ze dicht

Denk aan een e-mail die niet aankomt. Een klant die de betaling uitstelt omdat het betaalproces te omslachtig is. Een afbetalingsplan dat na enkele schijven stilvalt. Of een herinnering die wordt verstuurd terwijl de factuur al betaald is.

Het gevolg: vertraging in de cashflow, onnodige kosten, extra administratie en frustratie bij klanten.

We zetten 5 veel voorkomende lekken op een rij, en hoe je ze kunt dichten.

1. Je factuur is verstuurd, maar bereikt de klant niet

Steeds meer facturen worden digitaal verstuurd. Logisch: e-mail is snel, goedkoop en makkelijk. Maar wat als het e-mailadres niet klopt? Of als een bericht wel wordt afgeleverd, maar nooit wordt geopend?

Verzonden is niet noodzakelijk ontvangen. Laat staan betaald.

Een slimme facturatieflow houdt daarom niet alleen rekening met het verzendkanaal, maar ook met wat er daarna gebeurt. Met POM kunnen automatisch vervolgacties worden ingesteld wanneer een eerdere actie niet het gewenste resultaat oplevert. Wordt een e-mail niet geopend of komt hij niet aan, dan kan automatisch naar een ander communicatiekanaal worden overgeschakeld.

Tegelijk kun je het onderliggende probleem aanpakken: ontbrekende of foutieve contactgegevens. Zo kan een QR-code op een papieren document klanten naar een pagina leiden waar ze hun gegevens aanvullen en toestemming geven om toekomstige facturen digitaal te ontvangen. Die nieuwe of gecorrigeerde gegevens kunnen vervolgens worden teruggekoppeld naar het achterliggende ERP-systeem.

Zo wordt elke papieren factuur meteen een kans om je gegevens te verbeteren en de volgende communicatie digitaal te laten verlopen.

2. Je klant wil betalen, maar je maakt het onnodig moeilijk

Waarom een factuur niet op tijd betaald wordt, kan veel oorzaken hebben. Soms is er sprake van financiële moeilijkheden, soms wordt een factuur simpelweg vergeten. Maar ook de betaalervaring zelf kan een rol spelen. En net daar kun je als organisatie relatief eenvoudig iets aan doen.

Een rekeningnummer overtypen, een gestructureerde mededeling kopiëren, ... elke extra handeling creëert een extra drempel om meteen tot betaling over te gaan.

Wie wil betalen, maak je het dus best zo makkelijk mogelijk.

Met een unieke betaallink of QR-code gaat de klant rechtstreeks vanuit de factuur naar de betaalomgeving. Bedrag, rekeningnummer en gestructureerde mededeling zijn vooraf correct ingevuld. Je kunt bovendien verschillende betaalmethodes aanbieden, zodat klanten kunnen betalen op de manier die voor hen het makkelijkst is.

Naast meteen betalen kun je namelijk ook flexibelere opties aanbieden. Zo kan een klant ervoor kiezen om pas op de vervaldag te betalen, kunnen terugkerende betalingen automatisch worden geïnd of kan een afbetalingsplan worden opgestart.

3. Je spreekt een afbetalingsplan af, maar de betalingen vallen stil

Niet elke klant kan een factuur in één keer betalen. Een afbetalingsplan kan dan een goede oplossing zijn: het bedrag wordt haalbaarder voor de klant en de organisatie krijgt meer zekerheid over de betaling.

Bij klassieke afbetalingsplannen wordt vaak van de klant verwacht dat die iedere maand zelf de volgende schijf betaalt. Wordt een betaling vergeten, dan vraagt dat opnieuw opvolging: controleren wat er ontbreekt, contact opnemen en de klant opnieuw aanzetten tot betalen.

Dat kan eenvoudiger. Met POM betaalt de klant de eerste schijf zelf, waarna de volgende schijven automatisch kunnen worden geïnd. Ook wanneer een inning niet lukt, kan de verdere opvolging automatisch verlopen.

4. Je stuurt herinneringen, maar weet niet welke aanpak het beste werkt

Wanneer stuur je een eerste herinnering? Werkt een vriendelijke formulering beter dan een wat strengere boodschap? Welk kanaal werkt het beste? En maakt het tijdstip waarop je een bericht verstuurt een verschil?

Veel organisaties hebben doorheen de jaren een vaste aanpak ontwikkeld. Maar “zo doen we het al jaren” betekent niet noodzakelijk dat die aanpak ook het beste resultaat oplevert.

Met POM kun je verschillende formuleringen, tone of voice of verzendmomenten via A/B-tests tegenover elkaar zetten. Vervolgens kun je objectief vergelijken welke variant het beste scoort, bijvoorbeeld op betaalsnelheid, aantal betalingen en totaal betaald bedrag.

Met onze AI-module kan dat nog een stap verder gaan. Op basis van historisch betaalgedrag kan het systeem inschatten welke combinatie van communicatiekanaal, tone of voice en verzendmoment de grootste kans op betaling biedt. Vervolgens wordt automatisch de meest geschikte aanpak gekozen, binnen de krijtlijnen die je als organisatie zelf bepaalt.

Zo hoef je niet langer op buikgevoel te bepalen hoe je klanten het best opvolgt, maar kun je meten, bijsturen en voortdurend optimaliseren.

5. Je klant heeft betaald, maar krijgt toch nog een herinnering

Weinig dingen zijn zo vervelend voor een klant als een betalingsherinnering krijgen voor een factuur die al betaald is.

Dat kan gebeuren wanneer een ontvangen betaling niet tijdig wordt verwerkt in het systeem dat de betaalopvolging aanstuurt. Een overschrijving staat bijvoorbeeld al op de rekening, maar is nog niet verwerkt in het systeem dat de volgende herinnering moet uitsturen.

Het gevolg? Een onnodige herinnering, mogelijk een extra telefoontje of e-mail naar de klantendienst en vooral frustratie bij de klant.

Daarom is het belangrijk dat de opvolging altijd vertrekt van de meest actuele betaalstatus. POM kan betalingen automatisch terugkoppelen naar het ERP- of boekhoudpakket. Ook manuele overschrijvingen kunnen worden gesynchroniseerd, zodat het rappelbeheer steeds gebaseerd is op de correcte betaalstatus.

Betalingen via POM worden bovendien steeds aan de juiste referentie gekoppeld, waardoor ze automatisch kunnen worden verwerkt.

Vlotter betaald worden zit vaak in de details

Een efficiënter facturatieproces betekent niet noodzakelijk meer communiceren, meer herinneringen sturen of meer opvolgen. Vaak net het tegenovergestelde.

Het gaat erom dat je weet wat er onderweg gebeurt. Is de factuur aangekomen? Kloppen de contactgegevens? Heeft de klant al betaald? Loopt een afbetalingsplan nog volgens schema? En welke volgende actie heeft op dat moment de grootste kans op resultaat?

Zo kun je gerichter opvolgen en automatiseren waar het kan. Niet méér doen, maar het juiste doen op het juiste moment.

Het resultaat? Minder manueel werk en minder onnodige kosten, een betere betaalervaring en meer facturen die op tijd worden betaald.

Benieuwd waar jouw facturatieproces nog slimmer kan? Ontdek de mogelijkheden van ons platform.